Fungsi Surat Resmi untuk Sebuah Instansi

Fungsi Surat Resmi -- Surat resmi merupakan sebuah surat legal yang dikeluarkan oleh sebuah instansi pemerintahan yang memiliki banyak fungsi, diantaranya adalah sebagai pemberi informasi kepada bawahan. Surat resmi sangatlah berbeda dengan surat pribadi. Surat pribadi lebih cenderung mengarah pada perorangan yang bertujuan untuk kepentingan pribadinya. Sedangkan disini tidak demikian. Surat resmi bertujuan demi kepentingan resmi dari sebuah instansi ataupun organisasi.

Ciri-ciri surat resmi, yaitu terdapat kepala/kop surat jika dikeluarkan oleh sebuah instansi, dilengkapi dengan nomor surat, perihal, dan lampiran, menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang sopan, memakai gaya bahasa resmi, terdapat stempel resmi, dan mengikuti pakem baku dalam penulisan surat. Baca juga: Fungsi Surat Edaran dan Pengertian Surat Edaran

Adapun Fungsi Surat Resmi akan admin jelaskan dibawah ini:

Fungsi Surat Resmi

Fungsi Surat Resmi terdiri dari berbagai macam. Untuk lebih jelasnya silahkan Anda baca keterangan dibawah ini.

Digunakan Sebagai Media Komunikasi

Surat resmi digunakan sebagai media atau sarana komunikasi yang praktis, ekonomis dan efektif meskipun jarak antara pengirim dan penerima surat sangatlah jauh. Namun dengan adanya bantuan surat resmi maka itu tidak akan menjadi masalah yang berarti. Alhasil, informasi penting yang dibawa oleh sebuah instansi pemerintah tidak lagi berhenti ditengah jalan.

Digunakan Sebagai Bukti/Dokumen Tertulis

Surat memang dijadikan sebagai bukti tertulis yang otentik. Maksudnya adalah setiap surat resmi yang keluar masuk sebuah instansi haruslah diarsipkan. Dalam melakukan kearsipan sebuah instansi harus mengikuti aturan yang berlaku misalnya, surat dikeluarkan sesuai dengan nomor dan diagendakan sesuai dengan urutan waktunya. Sehingga, jika sewaktu-waktu dibutuhkan tinggal cari saja di arsip surat.

Digunakan Sebagai Alat Pengingat

Surat ternyata dapat dipakai untuk mengingatkan akan sesuatu kejadian dimasa yang lalu. Jika ternyata dimasa sekarang Anda lupa tentang pertemuan yang harus diikuti maka silahkan baca surat yang Anda simpan tadi.

Digunakan Sebagai Pedoman Kerja

Salah satu peran penting dari fungsi surat resmi adalah sebagai pedoman kerja. Dengan membaca surat dari atasan kepada bawahan yang meliputi sebuah teknis kerja maka fungsi surat disini sudah benar-benar berjalan. Baca juga: Contoh Surat Niaga yang Benar

Digunakan Sebagai Perantara oleh Penulis

Jika si penulis surat tidak dapat menghadiri acara yang sedang berlangsung maka dengan adanya surat resmi yang sekaligus menjadi perantara keduanya dia dapat memperoleh ijin untuk tidak mengikuti. Sifat surat yang memang resmi menjadikan seseorang tersebut mendapatkan perlakuan yang berbeda.

Digunakan Sebagai Penjamin Keamanan

Misalnya saja seorang kepala sekolah yang membangun sebuah gedung baru maka beliau tidak dapat membangun bangunan tersebut sesuka hatinya. Beliau harus membutuhkan surat tertulis yang menyatakan ijin mendirikan bangunan baru. Oleh karena itu, sebuah surat resmi dari pemerintah daerah harus beliau kantongi. Inilah yang dimaksud dengan penjamin keamanan.

Digunakan Sebagai Surat Jaminan

Fungsi surat resmi yang lainnya adalah sebagai penjamin sesuatu hal. Kita ambil contoh saja surat jaminan kendaraan bermotor yang dikeluarkan oleh dealer resmi kepada setiap pembelinya. Jika perjanjian diawal pembelian kendaraan bermotor tidak disepakati dikemudian hari maka motor yang sudah dibeli harus diminta kembali oleh dealer.

Demikianlah Fungsi Surat Resmi. Jika Anda memang bergerak di sebuah instansi tentu sudah tahu seberapa penting kegunaan surat resmi. Jadi jangan pernah menyepelekan meskipun hanya secarik kertas. Tapi didalam sebuah kertas tersebut terdapat sebuah informasi yang sangat penting hukumnya. Semoga bermanfaat. Baca juga: Pengertian Surat Resmi dan Macam-Macam Surat Resmi